표준 문서 규정

제 1장 총칙

제 1조 (목적)

 본 규정은 대한예수교장로회(고신)총회 (이하 본 교단이라 칭함) 및 산하 노회 교회 기타 각 기관에서 작성 처리되는 각종 공문서(준 공문서 포함)의 통일적인 관리와 공인의 규격, 등록, 관리, 기타 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제 2조 (공문서의 정의)

 본 규정에서 공문서라 함은 본 총회 또는 산하 각 노회 교회 기타 각 기관에 관련된 직원 또는 개인의 직무상에 필요한 공적 의사를 표시하기 위하여 작성 수발하는 모든 문서를 통칭한다.

제 3조 (공문서의 구분)

 본 교단이 규정하는 공문서는 대략 다음과 같이 구분한다.

 1.법규문서-규칙 규약 기타 법규의 성격을 가진 각종문서

 2.일반 수발문서-대내 대외로 수발되는 일반 행정의 성격을 가진 유통(流通) 문서

 3.특수문서- 특수한 용건이나 규격 양식으로 작성 처리되는 각종 문서 (예, 감사장, 회의록, 초청장, 계약서, 통계표 도면, 영수증, 기타)

제 2장 일반 원칙

제 4조 (공문서의 책임소재)

 모든 문서의 최종적 책임은 그 문서를 발신하는 기관에게 있다.

제 5조 (발신의 원칙)

 1.모든 공문서는 정상적인 행정 계통을 따라 발신함을 원칙으로 한다.

 2.하회에서 직속 상부기관이 아닌 상회에 발신하는 공문서는 그 직속 상부기관을 경유하는 것을 원칙으로 한다. (상부에서 하회에 발신하는 공문서에도 이에 준한다)

 3.모든 공문서는 한 안건만으로 작성하여야 한다.(일건 일문서의 원칙)

제 6조 (집중관리의 원칙)

 일체 공문서는 공식적인 책임부서에서 집중 보존 관리해야 한다.

제 3장 문서의 운행관리

제 7조 (용지의 규격)

 도면 통계표 기타 특수문서를 제외한 모든 공문서는 흰색 A4지 (210㎜× 297㎜)를 세워서 사용함을 원칙으로 한다. 도면, 통계표, 기타 특수문서는 예외로 한다.

제 8조 (용지의 여백)

 모든 공문서의 철입 보존을 위한 여백으로 용지의 상단으로부터 3㎝ , 좌단, 우단과 하단으로부터 2㎝의 여백을 둔다.

제 9조 (용어 및 문자)

 1.모든 공문서는 한글로 작성하는 것을 원칙으로 하되, 한글만으로는 의사 전달이 곤란한 것에 대하여 괄호 안에 한자 또는 외국어를 넣어서 표시할 수 있다.(법규문서는 한자를 혼용할 수 있다)

 2.모든 공문서의 용어는 표준어를 사용하여야 한다.

 3.공문서의 문장은 가로로 띄어서 써야한다.

 4.외국어 가운데 우리말로 표시할 수 없는 용어는 외국어 그대로 쓰되 한글로 표기하고 괄호 안에 그 원리를 밝혀 두어야 한다.

 5.모든 공문서는 정중하고 정확하여야 하며, 인사나 경어를 생략함을 원칙으로 한다.

 6.공문서에서 수량을 나타내는 숫자는 아라비아 숫자를 쓴다.

제 10조 (글자의 색채)

 도표를 제외한 문서에 기입하는 문자의 색채는 흑색으로 하고 수정 또는 특별한 표시가 필요할 때는 예외로 한다.

제 11조 (글자의 종류와 크기)

 글자의 종류는 신명조체를 기준으로 하고, 고유의 로고체는 병행이 가능하며, 글씨의 크기는 12 point를 기준으로 한다.

제 12조 (작성의 순서)

 문서는 양식 기안 결재 성문 서명의 단계를 거쳐 작성함을 원칙으로 한다.

제 13조 (양식)

 1.공문서는 기술형으로 된 일반 서식 문서와 제정된 고정양식문서로 그 양식을 대별한다.

 2.일반 서식문서는 현행 정부 공문서 처리 규정이 정하는 바 일반 원칙을 준용한다.

 3.고정 양식 문서는 본 규정이 정한바 별첨 표준 양식에 따라 작성 관리한다.

제 14조 (기안)

 공문서의 기안은 현행 정부 공문서 처리 규정이 정한바 일반 원칙을 준용함을 원칙으로 하되 각 기관 및 교회의 실정에 따라 생략할 수도 있다.

제 15조 (결재)

 모든 공문서는 해 기관의 직제 계층을 따라 소정의 결재를 받은 다음 작성함을 원칙으로 한다.

제 16조 (성안문 작성)

 일반 수발 공문서의 작성은 정부 공문서 규정이 정한바 제규정을 준용한다.

제 17조 (서명)

 모든 공문서는 그 작성 최종 책임자 (기관의 장)의 공인이 날인됨으로서만 그 효력을 발생한다. 인쇄물 기타 대량의 문서일 경우 그 기안문 또는 원본에만 서명하고 기타는 규정에 따른 관인 생략 표시를 하여야 한다.

제 18조 (장의 표시)

 공문서가 2매 이상일 때는 문서 하부 중앙 한계선 밖에 일련번호를 표시하여야 한다.

제 19조 (삭제 및 수정 표시)

 공문서의 일부분을 삭제하거나 수정했을 때는 작성자가 그 삭제 수정한곳에 날인하여야한다. 중요한 공문서인 경우에는 수정한 곳에 난외에 그 수정 가제수(加除數)를 표시하고 책임자가 서명 날인하여야 한다.

제 20조 (문서의 구성)

 특정 양식 문서를 제외한 일반 문서는 두문, 본문, 결문으로 구성된다.

 1.두문은 발신기관명, 우편번호, 주소, 전화, 담당자, 문서번호, 시행일자, 수신기관명,

결재란으로 구성된다.

 2.본문은 제목과 내용 및 붙임서류로 구성된다.

 3.결문은 발신자 명의와 필요시에 설치되는 배포처란으로 구성된다.

 4.발신자 기관명과 발신자 명의는 그 행의 중간에 둔다.

 5.본문이 끝나면 한자 띄우고 ‘끝’자를 쓴다. 붙임서류가 있으면 붙임서류의 제목을 기록하고 한자 띄우고 ‘끝’자를 쓴다.

제 21조 

 모든 문서는 해 기관의 문서 취급 책임자 또는 취급 부서에 의하여 발송된다.

제 22조 

 발송한 문서의 원안은 해 기관의 주무 부서에 보관 철입 보존되어야 한다.

제 23조 

 발송된 문서에 대하여는 규정된 양식에 의한 문서 수발부에 그 소요사항이 기재되어야한다.

제 24조 

 전신 또는 전화로 공적 용건을 전달할 때는 규정된 시식에 의한 전언 통신문을 사용할 수 있다.

제 25조 (문서의 접수)

 모든 공문서는 원칙적으로 문서에 관한 사무를 관장하는 부서에서 일괄 책임 접수하여야한다.

제 26조 (문서의 분류 및 처리)

 접수된 문서는 문서기호 또는 문건 내용에 따라 각각 분류하여 주무 부서에 이송한다.

제 27조 (결재 또는 공람)

 접수된 모든 문서는 그 내용의 경중에 따라 결재 또는 공람을 거친 다음에 처리되어야한다.

제 28조 (편철보관)

 처리가 완결된 문서는 그 기능별 종별로 보관되어야한다.

제 29조 (일건처리)

 모든 공문서는 매 안건마다 그 발생 경과 완결에 이르기까지 관련된 문서가 일괄 편철 보존되어야한다.

제 30조 (보관철)

 1. 동일한 내용으로 보관된 문서는 일반적으로 통용되고 있는 보관철을 사용하되 보관철 내에 문서 철입량은 300매를 초과하지 않음을 원칙으로 한다.

 2. 보관철은 문서 발생량과 종별 또는 보존 기관별로 각 기관의 실정에 따라 적절히 분류한다.

 3. 모든 문서의 보관철은 열람의 편리를 위한 색인표가 부착되어야 한다.

 4. 기타 문서보관에 필요한 세부사항은 정부공문서 보관보존규정을 준용한다.

 5. 각 기록 연혁 기록과 각종 회의록 교적원부 및 법이 지정한 각종 서류는 영구 보존으로 하고 여타의 서류는 해기관의 실정에 따라 보존 연한을 적당히 설정 처리할 수 있다. 보존 연한이 경과한 서류를 폐기코저 할때는 해기관의 장의 재가를 얻은 다음 소각처분한다.

제 31조

 Fax와 이메일로 접수된 공문도 일반문서와 동일하게 취급한다. 주요 문서는 원본을 발송해야 한다.

제 4장 각종 서류의 표준 양식

제 32조 

 본 총회 및 산하 각 노회 각 교회에서 사용할 특수 문서 중 중요한 문건은 본 규정이 정한바 각종 표준 양식에 준한다.

제 5장 공인

제 33조 (공인종류) 

 공인은 기관인과 직인으로 구분한다. 간인 (間印), 책임자의 실인 (實印), 기타 공무에 사용되는 인장은 이를 준공인이라 한다.

제 34조 

 의결기관, 자문기관 등은 기관인을 가지되 기타 고정기관에서는 직인만을 사용한다.

제 35조 (인영의 내용) 

 기관인의 인영은 기관 명칭에 ‘(의)인’자를, 직인의 인영은 직명에 ‘(의)인’자를 각각 붙인다.

제 36조 (규격 및 인영)

 1.공인은 정사각형으로 하되 그 1변의 길이는 다음과 같다.

 (1) 직인 ① 총회장 3㎝ ② 재단이사장 2.8㎝ ③ 노회장 2.5㎝ ④ 당회장 2㎝

 (2) 기관인 ① 총회 3.5㎝ ② 노회 3㎝ ③ 당회 2.8㎝ 

 (3) 명시되지 아니한 기관은 각각 그 직계에 따라 운용한다. 

제 37조 (날인위치)

 1.기관인은 문서의 두부에 설치된 기관명의 끝자가 가운데 오도록 날인한다.

 2.직인은 발신 교부 또는 인정하는 자의 성명 끝자가 가운데 오도록 날인한다.

 3.책임자 실인은 문서본문이 끝난 다음 그 끝자 우측에 날인한다.

 4.간인은 책임자의 실인을 매장마다 전후장을 겹쳐서 적당한 곳에 날인한다. 간인은 중요한 문건으로서 특별히 필요하다고 인증할 때 날인한다.

제 6장 부칙

제 38조 

 본 규정에 명시되지 아니한 사항은 정부 공문서 규정을 따른다.

제 39조 

 본 규정은 재정 공포한 날로부터 그 효력을 발생한다.

 2002.9 수정

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